【コンサル】テレワーク導入に必要なツールと導入の流れ システム開発もご提案

勤怠管理システム

テレワークをする社員を含め全社員の勤務時間を把握・管理するためのツールです。あるかないかで効率性にも大きな差が出るでしょう。

コミュニケーションツール

リモートでも円滑にコミュニケーションを取るためのツールも必須です。お互いの顔を映し出しながらやり取りするWEB会議には、ZoomやSkypeがあります。SlackやChatworkなどのテキストチャットツールもあると便利です。

グループウェア

組織やチーム内での情報共有や進捗管理はグループウェアが役立ちます。他のツールと一体化、もしくは連携させたグループウェアも多いでしょう。

リモートアクセスツール

テレワーク導入となると情報漏えいなどのセキュリティ関連のリスクが高まります。個人のPCが使われる場合も懸念点は山積みでしょう。リモートアクセスツールは、業務をすべて社内システムの中で行うためのツールです。アクセス制限やデータ・資料の保存先も社内のシステムに限定できます。

ペーパーレス化ツール

オフィスにコピー機やスキャナーがあっても、テレワーク導入によりオフィス以外で勤務する社員は使えません。紙の資料や文書は日頃からできるだけデータ化しておくことで編集、再作成、共有が可能になり業務が進めやすくなるでしょう。

永田システムデザイン事務所は貴社のテレワークに必要なツールのご紹介やシステム開発のご提案も行っております。ぜひ、専門のコンサルタントにご相談ください。

テレワーク導入の目的を明確にする

テレワーク導入によって「自社は」どのようなメリットを得たいのかを明確にしておきましょう。例えば、生産性の向上、事業継続、人材確保、コスト削減などが挙げられます。数値目標を掲げておくのもおすすめです。

テレワーク導入の対象範囲を決める

テレワークを導入する範囲を決めます。対象者、対象業務、頻度（回数）や場所等が決めるべきポイントです。テレワークのルールにも直結する内容なので就業規則でも明示しておくようにしましょう。

テレワーク導入前の現状把握

次は自社の現状把握です。把握するポイントには以下のようなものが挙げられます。

• 就業規則
• 業務内容
• 労働時間
• 勤怠管理
• 人事評価制度
• セキュリティルール
• 活用中のICT環境

テレワーク導入計画を立てる

テレワーク導入のためのプロジェクト計画を策定します。計画には以下のポイントを盛り込みましょう。

• 計画書の作成
• 制度やルールの確認
• テレワーク環境の構築
• 社員へのテレワーク研修
• テレワークの実施・検証
• テスト後の継続計画の策定報告

テレワークの実施環境を整える

計画に沿って、テレワークに必要なルールやツール／システムを整備します。テレワークのルールを整備したら就業規則の改定が必要です。ツールやシステムは業務や使い勝手、コストまで考慮しながら最適なものを準備しましょう。

テレワーク説明・試行・開始

テレワークを実践するのは社員ですし、オフィス勤務のみの社員もテレワーク社員と連携して業務を進めます。研修やセミナーなどを通して、全社員がテレワークへの理解を深める機会を提供しましょう。一定期間（3ヵ月～半年など）試行していく中で、問題点や改善要素を探ります。

テレワーク環境の評価と改善

試行期間のテレワーク環境を評価し、出てきた問題点や改善要素に対処します。また、導入した効果について社員と共有することが大切です。上記、整ったところで本格的にテレワーク導入となります。

永田システムデザイン事務所のコンサルティングやシステム開発の詳細はこちらからお問い合わせください。テレワーク導入のプロセスもコンサルタントがわかりやすくサポートいたします。